Uppdatera eller lägg till en konteringsrad
Dokument
diarienummer
Uppdatera eller lägg till en konteringsrad
Skriv diarienummer
upprättat av
datum
dokumenttyp
Version
Louise Larsson
250213
Instruktion
1
Uppdatera eller lägg till en konteringsrad
I delen Kontering hanterar du var kostnaderna från fakturan ska dras.
Om fakturan redan är konterad (har inlagt kodsträngen med var kostnaderna ska dras) kollar du så den är korrekt. Gå vidare till sidan 2.
Om fakturan som på bilden ovan inte är konterad, har du en gul text med kontering saknas, du behöver då fylla i var kostnaderna ska dras. Gå vidare till sidan 3.
Ta bort en konteringsrad, gå till sidan 5.
Konterad faktura
Kontrollera att konteringen är korrekt, under kodsträngen står förklaringen för kontona som är inlagda.
Om fakturan, konteringen och beloppet är korrekt, är det bara att attestera om varorna levererats.
Om fakturan ska delas upp på mer än en verksamhet/kostnadsställe, behövs en rad per fördelning göras. Varje rad ska då specificera med beloppet som ska tas från den konteringen.
För att ändra kontering, klicka på pilen under beloppet till höger, rutor där du kan ändra baskonto, verksamhet, kostnadsställe och ansvarig kommer fram. Det finns även objekt- och projektrutor, dessa är inte obligatoriska.
OBS om du ändrar verksamhet kan du vara tvungen att ändra ansvarigkod.
Om ovan kontering istället ska gå på barnverksamheten, ska verksamhet 1110 ändras till 1510 och 130 till 170. Ställ dig i rutan verksamhet, och skriv barn eller konto 1510 och klicka på alternativet som kommer fram. Gör samma ändring i ansvarig rutan vid behov.
Spara och attestera om allt är OK med fakturan.
En eller flera rader saknar kontering
Klicka på pilen vid beloppet till höger.
Du väljer baskonto, det beskriver vad det är som inhandlats, ex livsmedel (5465) för mat som serveras/används till aktiviteter med församlingsbor eller 7698 eller 7632 för mat/fika till enbart personal.
Kostnadsställe, verksamheten som ska belastas, samt ansvarigkod. Objekt och projekt är frivilliga.
Om fakturan innehåller flera olika inköp, ex blommor, livsmedel, verktyg mm, måste detta fördelas med varsin konteringsrad, även om övriga delar ska vara desamma. Likaså om flera verksamheter/kostnadsställe ska delas på kostnaderna, så måste man fördela detta på varsin konteringsrad.
Ex 50kr ska belasta barn & familj och resterande är verktyg till församlingen.
I beloppsrutan, skriv 50, fyll sen i baskontom kostnadsställe, verksamhet och ansvarig, och ev objekt- eller projektnr.
En ny rad med beloppet som återstår av 104,70kr, läggs till under koddelen du jobbar med.
Klicka på pilen nedanför till höger om beloppet 54,70kr för att fylla i uppgifterna i den delen.
Fortsätt enligt ovan steg om även dessa 54,70kr ska fördelas.
När alla belopp är fördelade och kodsträngar inlagda, är det bara att attestera om fakturan i övrigt är korrekt.
Ta bort en konteringsrad
Om fakturan har felaktiga konteringsrader som ska tas bort helt, tar man bort raden genom att klicka på de tre punkterna till höger om beloppet. Välj Ta bort.
Om vi ex tar bort den översta raden med 50kr, så skapas en ny rad med beloppet och tomma konteringsrader att fylla i.
Denna skapas pga det totala beloppet är på 104,70kr, en faktura får inte överstiga/understiga beloppet som ska betalas.
Om vi bara ska behålla raden med verktygskonteringen, måste vi ändra beloppet från 54,70kr till totalen 104,70kr.
Inga tomma konteringsrader kan förekomma på fakturan. Om allt är korrekt med fakturan nu är det bara att attestera.